ISO9001体系文件套包（16）｜采购与外部提供控制程序（8.4）

文件说明

本程序对应 ISO 9001:2015 标准 8.4 条款"外部提供的过程、产品和服务的控制"，是质量管理体系"支持过程"（SP）中的关键程序之一，覆盖从采购需求提出、供方选择与评价、采购信息确定、采购实施、进货验证，到供方绩效监视与再评价的全过程。它的作用是确保外部提供的过程、产品和服务符合本公司的要求，防止不合格的原材料、外协件或外包服务进入产品实现流程，同时将供方质量风险控制在可接受范围。本程序适用于所有存在原材料采购、外协加工、委外检测或服务外包的制造型、贸易型及服务型企业，尤其适合供应链较长、关键物料依赖外部供方的中小企业。通过本程序，企业可以把"与供方互利的关系"这一质量管理原则落实为可执行、可追溯、可评价的具体动作。

一、目的

规范外部提供的过程、产品和服务的控制活动，确保：

1. 外部提供的产品、过程和服务满足规定要求（含质量、交付、价格、法律法规要求）；
2. 供方在进入合格名录前经过系统的选择与评价，具备稳定提供合格产品的能力；
3. 采购信息（技术、质量、交付、服务要求）完整、准确、可传递；
4. 采购产品得到规定的验证，不合格品被及时识别和处理；
5. 供方绩效得到持续监视与再评价，形成优胜劣汰的动态管理机制。

二、适用范围

适用于本公司所有外部提供活动的控制，包括但不限于：

1. 原材料、辅助材料、包装材料的采购；
2. 外协加工（含工序外协、整件外协）；
3. 委外检测、校准、运输、仓储等服务外包；
4. 供方提供的产品中直接用于顾客产品的零部件、元器件；
5. 顾客指定供方（顾客指定的采购来源）的管控。

以下情形不适用本程序：顾客提供的财产（按《顾客财产控制程序》管理）；集团内部单位之间的调拨（按内部转移相关规定执行，可参照本程序简化执行）。

三、职责

四、工作程序

4.1 外部提供需求的识别与分类

1. 生产部依据生产计划、销售订单和库存情况，编制《物料需求计划》，经部门负责人审核后提交采购部。

2. 采购部对采购对象进行分类管理，分类结果作为选择控制方式的依据：

   • A 类（关键物料）：直接影响产品关键性能、安全性或法规符合性的物料，如核心原材料、关键外协件。控制方式：严格供方准入评价、来料全检或加严抽样、年度现场审核、至少两家合格供方备份。
   • B 类（重要物料）：对产品质量有较大影响但非关键的物料。控制方式：常规准入评价、来料抽样检验、年度绩效评价。
   • C 类（一般物料）：辅助材料、包装材料、低值易耗品等。控制方式：简化准入（查验营业执照、资质证书）、来料外观与数量验证。

3. 对外部提供的过程和服务（如委外加工、委外检测、运输），由归口部门提出申请，明确服务内容、验收标准和责任界面，按 4.2 至 4.6 的规定执行。

4.2 供方的选择与评价

1. 初选：采购部通过市场调研、行业推荐、供方自荐等渠道收集潜在供方信息，要求供方提供营业执照、资质证书、质量体系认证证书（如适用）、产品检验报告等资料，填写《供方调查表》。

2. 评价：采购部组织品质部、技术部等相关部门，从以下方面对供方进行综合评价：

   • 质量保证能力（体系认证情况、检验设备与人员、质量业绩、样品验证结果）；
   • 供货能力（产能、设备、交期表现、应急供货能力）；
   • 价格与商务条件（价格水平、付款方式、售后服务）；
   • 信誉与合规（经营资质、环保/安全合规、过往履约记录）。

3. 样品验证：对首次合作的供方，原则上应要求提供样品，由品质部按技术标准实施检验或试用，填写《样品验证记录》；验证不合格的，不予批准。

4. 小批量试用：样品验证合格后，对 A 类、B 类物料安排小批量试用，试用结果由生产部、品质部确认。

5. 批准：评价合格的供方，由采购部填写《供方评价表》，经品质部、技术部会签、总经理批准后，列入《合格供方名录》。未列入名录的供方不得实施正常采购（顾客指定或紧急情况除外，见 4.6 第 5 条）。

6. 供方评价资料（调查表、评价表、样品验证记录、试用记录）由采购部归档保存，保存期限按《记录控制程序》执行。

4.3 采购信息的确定

1. 采购部依据《物料需求计划》和库存情况编制《采购计划》，经部门负责人审核后实施采购。

2. 采购合同/订单（含口头订单的书面确认）中应明确规定以下信息（适用时）：

   • 产品名称、规格型号、数量、单价、交付日期与交付地点；
   • 技术标准、图纸编号、质量要求（含关键特性、环保要求）；
   • 验收方式与验收标准；
   • 包装、运输、标识要求；
   • 随货资料要求（合格证、检验报告、材质证明等）；
   • 售后服务要求（适用时）；
   • 对供方人员能力、过程控制的要求（适用于外协加工、服务外包）。

3. 采购信息在发出前由采购部负责人或其授权人员对准确性、完整性进行复核；涉及技术要求的，须经技术部确认；涉及质量协议、环保要求的，须经品质部确认。

4. 采购合同/订单应经授权人员签署并加盖印章，重要合同按《文件控制程序》和合同管理制度履行审批手续。

4.4 采购实施与跟催

1. 采购部按批准的采购计划，向合格供方下达采购订单，可采用书面订单、传真、电子邮件等形式，双方确认后生效。
2. 采购部跟踪订单执行情况，对可能影响交付进度的订单及时与供方沟通，必要时调整交付安排并通报生产部、销售部。
3. 供方交付的产品到货后，仓库保管员核对送货单与采购订单的品名、规格、数量，确认无误后办理暂收，通知品质部实施进货检验/验证；数量不符的，按实际到货记录并通知采购部处理。

4.5 采购产品的验证

1. 进货检验：品质部按《进货检验作业指导书》和检验标准对 A 类、B 类物料实施检验，填写《进货检验记录》；C 类物料实施外观与数量验证。
2. 紧急放行：生产急需而来不及检验的物料，由使用部门提出申请，经品质部负责人批准后可紧急放行，但应做好标识和记录，以便一旦发现不合格能够追回；紧急放行不得用于 A 类关键物料（除非经顾客书面同意）。
3. 在供方现场验证：当合同规定或本公司认为必要时，可派检验人员到供方现场实施验证或委托第三方验证。在供方现场验证合格，不能免除供方对产品质量的责任，也不能免除本公司进货检验的责任（除非合同另有规定）。
4. 验证不合格的物料按《不合格品控制程序》执行：由品质部出具不合格判定，采购部负责与供方协商退货、换货、让步接收或索赔，并跟踪处理结果。

4.6 供方绩效监视与再评价

1. 采购部建立供方绩效档案，品质部按月统计各供方的来料合格率、生产部/仓库反馈交付及时率、服务质量等数据。

2. 采购部每季度（或每半年）组织一次供方绩效评价，从质量（来料合格率，权重约 50%）、交付（准时交付率，权重约 30%）、服务与配合（问题响应、售后服务，权重约 20%）三方面进行评分，填写《供方绩效评价表》。

3. 评价结果分为 A（优秀）、B（合格）、C（需改进）、D（不合格）四级：

   • A 级：优先订货，可增加份额；
   • B 级：正常订货，保持关注；
   • C 级：限期整改，减少订货份额，供方须提交整改报告；
   • D 级：从《合格供方名录》中删除，停止采购，其未执行完毕的订单由采购部组织转移至其他合格供方。

4. 对 A 类供方每年至少进行一次现场审核或书面审核，审核结果作为再评价依据；审核由品质部组织，可联合技术部、采购部实施。

5. 例外采购：顾客指定供方，经顾客书面确认后可直接采购，但仍应纳入来料检验和绩效统计；因紧急情况需向未列入名录的供方采购时，须经品质部、采购部负责人批准，并在事后按 4.2 补办评价手续。

4.7 供方与采购变更的控制

1. 供方发生可能影响产品质量的变更（如生产地点迁移、关键工艺变化、材料来源变化、主要设备更新）时，应要求供方事先书面通知本公司，由品质部、技术部评估变更影响，必要时安排样品验证或现场审核。
2. 本公司采购要求（技术标准、图纸、验收标准）发生变更时，采购部应及时将变更信息书面传递至相关供方，并确认供方已接收、理解并执行；涉及设计变更的，按《设计和开发控制程序》执行。
3. 供方变更与采购要求变更的全部沟通记录应归档保存，确保可追溯。

4.8 流程图（文字版）

物料需求计划/采购申请
        │
        ▼
供方是否在合格名录？──否──→ 供方选择与评价（调查/样品/试用）──不合格──→ 淘汰或整改
        │是                                  │合格
        ▼                                    ▼
编制采购计划 ──→ 确定采购信息（技术/质量/交付要求）──→ 下达采购订单/合同
        │
        ▼
供方交付 → 仓库暂收（品名/数量核对）──→ 进货检验/验证 ──不合格──→ 不合格品控制程序
        │合格                                    │
        ▼                                        ▼
入库、标识、投入使用 ←── 退货/换货/让步/索赔 ←── 与供方沟通处理
        │
        ▼
供方绩效统计与再评价（质量/交付/服务）──→ 分级管理（A/B/C/D）──→ 名录维护与更新

五、相关记录

六、相关文件

1. 《质量手册》（章节 8.4 及过程描述部分）；
2. 《记录控制程序》（7.5.3）；
3. 《不合格品控制程序》（8.7）；
4. 《产品防护控制程序》（8.5.4）；
5. 《标识和可追溯性控制程序》（8.5.2）；
6. 《进货检验作业指导书》；
7. 《供方准入与绩效评价作业指导书》；
8. 《采购合同管理制度》（如公司另有规定）。

使用说明

一、如何按企业实际修改

1. 物料分类调整：A/B/C 分类比例应结合企业产品特点确定。电子整机厂可将芯片、PCB 列为 A 类；食品企业可将原料、包材列为 A 类；贸易型企业若无外协加工，可删减 4.6 第 4 条现场审核要求，改为资料评审。分类清单建议以附件《采购物资分类明细表》形式随程序发布。
2. 组织架构适配：无独立采购部的小型企业，可由总经理指定专人兼任采购职责，在职责表中写明"采购员（兼）"并明确其向总经理汇报；品质部与检验组合并的企业，将进货检验职责划归检验组即可。
3. 服务外包补充：若企业将仓储、运输、IT 运维等服务外包，建议在 4.1 后增加"服务外包专项控制"条款，明确服务级别协议（SLA）、考核指标与违约处理，与供方评价表联动。
4. 流程简化：C 类物料的评价可简化为"营业执照查验＋首批验证"，不必走完整样品试用流程；年采购额很小的供方可并入年度集中评价，不必逐家季度评价。

二、审核关注点

1. 审核员最常检查"合格供方名录"与"实际采购记录"的一致性——抽查近三个月的采购订单，核对供货方是否全部在名录内，例外采购是否有批准记录。
2. 采购信息是否完整传递：随机抽取一份采购订单，核对是否写明技术标准号、验收标准、随货资料要求；技术要求变更后是否书面通知供方。
3. 供方评价是否"闭环"：评价发现 C 级、D 级供方后，是否有限期整改、减少份额、移出名录的实际动作，而非只打分不处理。
4. 紧急放行是否受控：检查紧急放行申请单的批准记录、标识和追溯机制，确认 A 类关键物料未被违规紧急放行。
5. 在供方现场验证、顾客指定供方等特殊情形是否有相应记录和合同约定支撑。

三、常见错误

1. 名录"终身制"：供方一经批准多年不评价、不更新，甚至供方已倒闭仍挂在名录上。应坚持季度/年度再评价，动态维护名录。
2. 采购信息"口头化"：电话、微信口头下单后不补书面确认，导致质量要求、交期纠纷无据可查。所有订单必须有书面记录或事后书面确认。
3. 检验与采购"两张皮"：品质部检验记录与仓库入库数量、采购订单数量对不上。应定期三方对账（订单、入库、检验）。
4. 只重价格不重质量：采购部门单以价格定供方，绕过评价流程。程序应明确"价格仅在质量、交付满足要求的前提下作为评标因素"。
5. 供方变更失控：供方私自更换材料产地或工艺，企业不知情，导致批量质量事故。应在合同/质量协议中约定供方变更通知义务，并抽查执行情况。

选好供方、管住采购，外部风险不进门。

知识编号：2.3.1

版本：v20260809

作者：卓越质量智库 卓越质量智库致力于为质量管理从业者提供系统化的专业知识、方法论与实战工具，助力企业质量能力持续提升。