ISO9001体系文件套包（51）｜供方采购类记录表单模板：供方调查表、评价表、合格供方名录、采购申请单与合同评审表

文件说明：本文件是四级文件（记录表单模板）中"供方采购类"的一组，服务于 ISO 9001:2015 条款 8.4（外部提供的过程、产品和服务的控制）、8.2.3（产品和服务要求的评审）、8.4.1（总则：供方的评价、选择和再评价）、7.5.3（成文信息的控制），并为 9.1.3（分析与评价）、10.2（不合格和纠正措施）提供供方侧的客观证据。二级程序文件《采购与外部提供控制程序》《与顾客有关的过程控制程序》规定了"谁在什么时机做什么"，三级文件《供方准入与绩效评价作业指导书》规定了"动作怎么做"，本文件则把要求落到可直接打印或复制进 Excel 的表格、打分规则与判定阈值上，逐栏说明填什么、什么时候填、按什么标准计分、由谁签字审批。适用对象为正在建立或换版 ISO 9001 体系的制造、装配、注塑、机加工、电子组装、工程服务与贸易类企业，也适用于已获证但供方资料零散存在采购员个人电脑里、合格供方名录一年未更新、采购申请与合同评审环节缺失的组织。本组表单一经批准即为受控记录，应在记录清单中登记编号与保存期限，各使用部门不得自行增删评分维度、变更等级阈值或简化审批路径。

一、目的

统一供方采购类记录的表头、字段、评分规则与归档要求，确保：

a) 准入有据：任何一家新供方进入合作名单之前，都有调查资料与评价打分支撑，避免"熟人介绍先下单、半年后补资料"的倒推式合规；

b) 选择有尺：供方之间的比较建立在同一套维度和权重上，采购决策可解释、可复核，而不是凭印象或单纯比价；

c) 采购有界：采购行为被限定在现行《合格供方名录》范围内，超范围采购需走特批并留下痕迹，从源头堵住非受控供方的渗入；

d) 需求清楚：采购申请把规格、技术要求、数量、交期、验收依据一次讲明白，减少因需求描述含糊导致的到货不符与返工；

e) 条款可追：合同（订单）评审在下单前完成，技术、交付、价格、质量保证与变更控制五类条款逐项过堂，日后争议时有评审记录可依；

f) 表现可量：供方年度绩效以真实数据（合格率、准时率、整改及时性）计分并分级，等级与采购份额、检验方式、复评频次直接挂钩，形成优胜劣汰的闭环。

二、适用范围

2.1 本套模板包含以下 6 张记录表单，覆盖"找供方→评供方→定名录→提需求→评审合同→年度复评"的主干证据链：

2.2 适用场景：

a) 首次建立体系的组织，从零搭建供方选择与采购控制的记录载体，同时补齐 8.4 条款所需的三类证据（评价记录、供方清单、控制措施）；

b) 已获证组织新增物料、新增外协工序、切换供应商或引入服务类供方（校准、检测、运输、IT 运维、外包施工）时，走同一套调查与评价流程；

c) 集团或总部对分厂、子公司开展体系检查或集中采购稽查时，作为统一的检查底稿与打分口径；

d) 客户第二方审核、顾客特殊要求（如汽车、医疗器械、轨道交通行业对供方管理的要求）核查时，用于举证供方管控的完整性与数据真实性。

2.3 与其他文件的边界：本文件只提供表格形态与评分规则。哪些供方属于关键供方、各个维度权重如何微调、现场审核如何实施、来料检验采用何种抽样方案，由《采购与外部提供控制程序》及《供方准入与绩效评价作业指导书》规定；若本表格式与程序文件表述冲突，以程序文件为准，并由使用部门向体系办提出表单修订申请。

2.4 不适用：来料检验的执行记录见《生产检验类记录表单模板》（套包第 53 篇）与《进货检验作业指导书》（套包第 34 篇）；不合格来料的处置记录见《不合格品评审与处置作业指导书》（套包第 37 篇）；培训、岗位相关记录见《人力资源类记录表单模板》（套包第 49 篇）。

三、职责

3.1 总经理（最高管理者）：批准涉及重大采购策略、独家供应商、长期框架协议的决策；在管理评审中评审外部提供过程的绩效与风险；对淘汰关键供方可能造成的交付风险作出裁决。

3.2 管理者代表（体系负责人）：批准合格供方名录及其等级调整；审核供方评价维度和阈值是否与体系要求一致；抽查评价记录的数据来源是否真实；推动重大供方质量问题进入纠正措施与管理评审。

3.3 采购部：归口管理 QR-SC 系列表单；组织新供方的调查、资料收集与评价；建立并维护合格供方名录；受理并初审采购申请；组织合同（订单）评审并归档；汇总供方年度绩效数据并组织复评；对限购、暂停、淘汰供方及时通知仓库、检验与使用部门。

3.4 质量部：参与供方准入评价与年度绩效评价，提供来料批次合格率、异常次数、整改及时性等数据；对关键供方开展现场审核或体系文件核查；对外协工序的供方，确认其过程控制能力与检验手段是否满足要求；对一票否决项作出判定。

3.5 技术部（工艺／研发）：在评价与合同评审中确认供方的技术能力与工艺匹配性；审核采购技术要求、图纸版本、验收标准的表述是否完整；对涉及特殊特性、关键材料或替代料的供方变更提出确认要求。

3.6 生产部（计划）：在合同评审中确认交期与排产、安全库存的匹配性；在采购申请中说明使用用途与领用时间要求。

3.7 财务部：在合同评审中审核价格、付款方式、票据与税务要求、币种与汇率风险；参与供方财务稳健性的资料审查。

3.8 仓库与检验：按名录与订单核对到货，凡在册供方、订单、技术要求三者不一致的，暂不接收并报采购部；发现供方名称与名录不符时立即升级处理。

四、表单模板与填写说明

4.0 通用填写规则（适用于本组全部表单）：

a) 用蓝黑墨水笔或经批准的电子表单填写，不得使用铅笔、可擦笔；电子表单须设置修改留痕与审批权限；

b) 填写错误时划单横线更正，旁签姓名与日期，保持原字迹可辨认，禁止涂改、覆盖、撕页重填；

c) 无内容的栏划斜线或填"／"，不得留空，避免审核时被质疑事后补填；

d) 评分项必须写明得分依据与数据来源，只写分数不写依据的评价表在审核中说服力很弱；

e) 签署环节须本人签字，采购申请与批准不得由同一人完成。

4.1 供方基本情况调查表（QR-SC-01）

字段清单

填写说明：

a) 所有证明文件须在有效期内，复印件注明"与原件一致"并由供方盖章；采购员核对后签署核对人姓名与日期；

b) 贸易商、代理商供货时，除自身资料外必须提供制造商授权书与制造商体系证书，避免"中间商拿着别家的证书投标"；

c) 生产地址与注册地址不一致、且近期有搬迁计划的，须在备注中说明并评估对交期与体系证书覆盖范围的影响；

d) 调查表是评价的输入，不是结论。资料收齐后进入 4.2 的评分环节，不得凭调查表直接列入合格供方名录；

e) 关键供方、独家供方、涉及特殊特性的供方，宜在资料审查后增加现场审核，审核结论一并附在调查表之后。

4.2 供方准入评价表（QR-SC-02）

字段清单

评分维度、权重与判定标准

等级判定阈值

一票否决项（满足任一项即不通过，不参与打分）

a) 无合法有效营业执照，或经营范围不覆盖拟供货内容；

b) 所提供体系证书、检测报告、资质证书已过期、被暂停或经核查为伪造；

c) 被列入严重违法失信名单、被列为失信被执行人或存在影响履约的重大在诉案件；

d) 现场审核发现存在重大质量或安全风险且拒绝整改；

e) 供方拒不接受合同中的质量保证与索赔条款。

示例行

填写说明：

a) 打分必须附着依据，例如"质量保证能力 25 分（体系认证有效 +18，样品 3 批检测合格 +5，无独立实验室 -3）"，让结论可以倒推；

b) 评价小组应至少包含质量与采购两方，技术、生产、财务按供货重要程度参与，单人打分的评价表在审核中容易被认为是形式化操作；

c) 有条件合格必须写清整改内容、责任人、完成期限与验证方式，整改未验证前不得列入名录；

d) 供方编号一经赋予不得因名称变更、股权变更而改写，变更事项在名录备注中记录，保证历史数据可比。

4.3 合格供方名录（QR-SC-03）

字段清单

示例行

填写说明：

a) 名录是采购放行的唯一依据：不在此名录内的供方不得下单，确需紧急采购的走特批流程，并在采购申请单中说明原因与补救安排（多长时间内补齐评价）；

b) 等级不是标签，要落到差异化管理上：A 级可放宽检验、优先分配份额、参与新品开发；B 级常规控制；C 级加严检验与限期改进；连续两次评为 D 级的启动淘汰；

c) 名录每季度核查一次（核对证书有效期、状态变更），每年至少整体修订一次，修订须保留上一版本，记录生效日期与批准人；

d) 发生重大来料质量事故、交付事故或合规事件时，应即时把该供方状态改为"限购"或"暂停"，并书面通知仓库、检验、生产与使用部门，只改表不通知等于没改；

e) 淘汰供方不得直接从表中删除，改状态为"淘汰待清理"，待在制品、库存、在途订单与工装模具清理完毕后再归档。

4.4 采购申请单（QR-SC-04）

字段清单

示例行

填写说明：

a) 需求部门不得指定名录外供方；确有必要（客户指定、唯一来源、技术唯一性）的，须先补调查与评价，或在申请单附特批说明并经管理者代表批准；

b) 技术要求栏要能被第三方独立读懂——写上图纸编号与版本号，比"按上批样件做"要可靠得多；涉及特殊特性的须写明控制要求与验证方式；

c) 申请与批准分离，金额达到授权上限的必须上一级审批；同一需求拆分多单规避审批，属审核中常见的越权采购问题；

d) 先核库存与在途再申请，是控制呆滞与资金占用的第一道关口；库存与在途栏空白或填"不清楚"的申请，采购部有权退回；

e) 到货后由采购员回填执行结果，形成"申请—订单—到货—检验"的可追溯引用链，便于按月分析采购及时率与偏差原因。

4.5 采购合同（订单）评审表（QR-SC-05）

字段清单

评审项与责任分工示例

示例行

填写说明：

a) 评审必须发生在签字或正式下单之前，"先签后评"在审核中比"不评"更难解释；

b) 有条件通过要写明条件与落实人，条件未闭环前不得下达订单或必须控制下单量；

c) 质量保证条款是最容易被简化的一项，至少要覆盖：进货检验方式、不合格批的处理时限与费用承担、批量性缺陷的追溯与召回、质保期内的失效责任；

d) 变更控制条款应写清"未经书面确认的变更视为重大违约"，并要求供方在变更前提供样品与检测数据，本企业重新确认后方可批量供货；

e) 合同履行完毕后完成闭环登记，把到货准时情况、质量表现、索赔执行情况反哺到 4.6 的年度绩效评价，两张表用同一个供方编号串联。

4.6 供方年度绩效评价表（QR-SC-06）

字段清单

计分规则示例（总分 100）

示例行

填写说明：

a) 所有指标必须能追溯到具体记录：合格率对应检验记录与不合格品处置记录，准时率对应订单与入库单据，整改情况对应供应商异常台账，不允许凭印象打分；

b) 分母口径要一致——按批次而不是按件数统计合格率，或在表头注明统计口径，否则不同年份的数据无法比较；

c) 同一供方供货多类物料时，宜分别评价后再合并出整体等级，防止"低风险物料的好数据掩盖高风险物料的坏数据"；

d) D 级供方的整改要求必须写清内容、期限、验证方式与未达成的后果，并把整改期内的采购安排（下调份额、加严检验、备用供方启用）一并写入结论；

e) 淘汰决策要评估替代供应与在制品处置，涉及工装模具、专用材料、认证覆盖的供方尤其审慎，决策过程记入管理评审输入。

五、表单流转与相关文件

5.1 流程步骤（文字版流程图）

a) 需求识别（新品、新物料、新工序）→ 候选供方初筛 → 填写 QR-SC-01 收集资料 → 资料审查与必要的资质核查；

b) 组织评价小组 → 填写 QR-SC-02 逐维度打分 → 否决项排查 → 加权汇总并判定等级 → 采购负责人审核、管理者代表批准；

c) 准入通过 → 在 QR-SC-03 名录中新增一行（赋供方编号、定等级、定控制措施与复评周期）→ 通知检验与仓库执行对应的检验方式；

d) 使用部门填写 QR-SC-04（含库存与在途核查、技术要求引用、建议供方）→ 会签与审批 → 采购部询价或比价 → 进入合同评审；

e) 填写 QR-SC-05 逐项评审（技术、交付、商务、资格、质量保证、变更控制）→ 授权审批 → 签订合同或下达订单 → 登记合同台账；

f) 到货检验（依据名录中的控制措施与合同约定）→ 合格入库；不合格按不合格品流程处置并计入供方异常台账；

g) 评价周期结束 → 采集合格率、准时率、整改等数据 → 填写 QR-SC-06 计分并定级 → 结论落到名录（提高份额／放宽检验／加严／限购／暂停／淘汰）→ 知会供方并跟踪整改 → 必要时进入纠正措施与下一年度准入复评。

5.2 相关记录（记录清单应一并登记编号、保存部门与期限）

供方基本情况调查表、供方准入评价表、合格供方名录（含历史版本）、采购申请单、采购合同（订单）评审表、供方年度绩效评价表、供方现场审核报告、样品承认书与试用批报告、供方资质证照复印件、比价与询价记录、合同台账、供方异常与整改台账、供方变更告知与确认记录。

5.3 相关文件

《采购与外部提供控制程序》《与顾客有关的过程控制程序》《不合格品控制程序》《不合格与纠正措施程序》《文件控制程序》《记录控制程序》《供方准入与绩效评价作业指导书》《进货检验作业指导书》《不合格品评审与处置作业指导书》《纠正措施实施与验证作业指导书》《记录填写与归档作业指导书》。

六、使用说明

6.1 按企业实际修改

a) 贸易型与轻资产企业：可淡化 4.1 中的设备与产能栏，改为资源整合能力、授权层级与库存保障能力，但制造商信息与体系证书仍须提供，因为交付质量最终由制造商决定；

b) 多品种小批量企业：供方数量多、单笔金额小，评价不宜全部走完整流程——可设金额与风险阈值，低值通用件（紧固件、包材、办公耗材）简化为一页式评价，关键与专用物料走完整评价与现场审核；

c) 服务类供方（校准、检测、运输、IT 运维、外包施工）：把"来料批次合格率"替换为服务交付合格率与返工率，"交付准时率"替换为响应时长与到场时长达标率，评价维度结构不变；

d) 汽车、医疗器械等受强监管行业：在 4.2 中增加客户特殊要求的否决项（如要求供方通过特定体系认证、具备特定过程能力、接受二方审核），在 4.5 的质量保证条款中加入 PPAP 或等效批准、追溯与召回、保质期与留样要求；

e) 集团集中采购模式：QR-SC-01、QR-SC-02 由集团采购中心统一执行，QR-SC-03 名录可按"集团通用名录＋分厂专用名录"两级管理，但要明确哪一级有权批准新增与淘汰，避免两套名录互相打架；

f) 小微企业：可把 4.2 与 4.6 合并为"供方评价与复评表"，一次评价同时记录准入结论与复评结论，但否决项、等级阈值与数据来源三项不可省略。

修改原则：字段名称可以按行业替换，但"评价有依据、名录有边界、采购有审批、合同有评审、绩效有数据"这五条底线不要删，删掉任何一条，外部提供过程的控制都会退化为口头管理。

6.2 审核关注点

1. 审核员通常会随机抽取名录中 2～3 家供方，反向追溯其调查表、评价表、现场审核记录是否齐全，评价日期是否早于首次采购日期；

2. 名录的更新状态：新增、等级调整、限购、暂停是否有批准记录，是否通知到仓库与检验，名录外是否存在实际下单；

3. 评价打分的依据是否具体、可复核，评价小组成员是否真的覆盖质量与采购两方；

4. 关键供方是否明确了判定依据，关键供方与一般供方的管控措施是否有实际差别；

5. 采购申请单的技术要求是否明确到图纸版本与标准，是否存在"按样品"这类无法验收的表述；

6. 合同（订单）评审是否在下单前完成，质量保证与变更控制条款是否写入合同或技术协议；

7. 供方变更（材料、工艺、产地、再供方）是否有告知与重新确认的记录，首件或首批是否做了验证；

8. 年度绩效评价的数据是否与检验记录、订单单据、异常台账对得上，等级与后续措施是否真的落地；

9. 限期整改的供方是否按期关闭，整改无效时是否升级为降级或淘汰；

10. 记录填写是否规范：无铅笔、无涂改、无空栏，签到与审批为本人签署。

6.3 常见错误

1. 先合作、后补资料：供方已经供货两年，评价表日期却写成最近，一查首笔订单时间即露破绽；

2. 名录与采购实际脱钩：名录三年未动，实际下单的供方三成不在名录内，或名录里留着早已停产的企业；

3. 评价表只有分数没有依据，所有供方都是八十多分，等级区分度为零；

4. 用一张"年度供方评定表"同时承担准入与绩效两种功能，评价类别栏空着，无法说明这次评价到底在评什么；

5. 采购申请技术要求写"同上次""按样品"，到货争议时企业与供方各说各话；

6. 合同评审只签商务条款，技术附件版本过期、验收标准缺失，质量问题发生时缺少判定依据；

7. 变更控制条款空白：供方换材料、换产地、转外协，企业直到批量失效才发现；

8. 绩效评价的合格率按件数统计、准时率按印象填写，数据与实际记录对不上，评价结论无法支撑采购决策；

9. 对 D 级供方只发一份评价表，不调整采购份额、不加严检验、不设整改期限，评价变成走形式；

10. 淘汰供方后未处理在制品、库存、工装模具与在途订单，遗留问题半年后才暴露。

正确做法是让六张表前后咬合：调查表回答"这家供方是谁、能不能干"，评价表回答"够不够格、以什么条件合作"，名录回答"允许买什么、按什么强度控制"，申请单回答"为什么要买、买什么、向谁买"，合同评审回答"条款是否都谈清楚了"，绩效评价回答"这一年干得怎么样、明年怎么对待"。六张表串成一条链，供方管理就不再是采购员的个人经验，而是可被任何人复算的判断过程；审核时随机抽一家供方，从调查到绩效的全套证据都能顺着编号与日期翻出来。

六表串起供方全生命周期证据链

知识编号：2.3.1

版本：v20260809

作者：卓越质量智库 卓越质量智库致力于为质量管理从业者提供系统化的专业知识、方法论与实战工具，助力企业质量能力持续提升。