ISO9001体系文件套包（40）｜供方准入与绩效评价作业指导书

文件编号：WI-QA-40　|　文件级别：三级文件（作业指导书）　|　对应条款：ISO 9001:2015 8.4 外部提供的过程、产品和服务的控制

文件说明：本作业指导书是二级文件《采购与外部提供控制程序》（QP-16）的操作层展开，解决的是"新供方凭什么进来、老供方凭什么留下"这两个具体动作的判定尺度问题。程序文件回答"要不要管、谁管"，本作业指导书回答"用哪张表、打几分、几分算合格、几分该淘汰"。适用于所有把原辅材料、外协加工、外包过程、检测服务、物流服务等外部提供纳入采购管理的企业，制造业、贸易企业、服务机构均可按自身物料结构裁剪使用。文件主体包含准入路径、评价要素与权重、绩效计分公式、分级差异化管控规则以及配套表单清单，可直接套用为受控文件发布。

一、目的

规范外部提供方（以下统称供方）的准入评价、日常绩效监视与年度综合评价活动，确保：

1. 进入合格供方名录的供方具备持续稳定提供合格产品和服务的能力，其能力有客观证据支撑，而非依赖个人印象或关系；
2. 供方绩效以可量化、可比较、可追溯的方式呈现，为采购份额调整、辅导提升、黄牌预警与退出决策提供依据；
3. 供方管理活动留下完整成文信息，满足 ISO 9001:2015 第 8.4.1 条"对供方的选择、评价、绩效监视和再评价建立准则"的要求，并为认证审核提供可验证的记录链条。

二、适用范围

2.1 适用于本公司所有采购物料、外协加工、外包过程、外部检测/校准服务、物流与仓储服务、软件与信息服务等外部提供方的准入、评价与再评价。

2.2 按物料对最终产品的影响程度，供方分为三类，适用不同管理深度：

2.3 顾客指定的供方（Customer Directed Source）仍须按本文件建立档案并接受绩效监视，其准入资料以顾客指定文件为凭，评价结论不影响供货资格，但绩效结果应向顾客反馈。

2.4 一次性采购、金额低于规定限额的零星采购，可经采购部负责人书面批准后免于准入评价，但该笔采购的进货验证记录仍须保留。

三、职责

3.1 总经理：批准合格供方名录、A 类供方准入结论、供方暂停与退出决定。

3.2 管理者代表：审批供方管理准则与评分权重调整；参与 A 类供方现场审核；裁决评价争议。

3.3 采购部：归口供方管理。负责供方寻源、资料收集与资质初审；组织准入评价会议；维护合格供方名录；汇总绩效数据并编制评分表；发起黄牌预警与退出流程。

3.4 质量部：负责供方质量体系与过程能力评价；主导 A 类供方现场二方审核；统计来料批次合格率、上线不良率、质量问题响应与改善有效性数据；参与样品与试用批的验证结论判定。

3.5 技术部/工程部：参与技术能力、工艺装备、样品符合性评价；确认供方技术变更对产品的影响。

3.6 生产部：反馈供方物料在投产过程中的实际表现，提供上线不良、停线、返工等原始数据。

3.7 仓库：提供交付准时率、到货数量准确性、包装与标识符合性数据。

3.8 供方：按本公司要求提交真实、完整的资质与能力资料；配合样品验证、现场审核与改善要求；发生重大变更时主动申报。

四、工作程序

4.1 供方分类与准入等级确定

4.1.1 采购部会同技术部、质量部，依据 2.2 条对拟采购物料进行类别判定，填写《供方类别判定表》，类别判定结果决定后续准入路径与评价深度。

4.1.2 类别每年随物料清单评审一次；当出现设计变更、顾客要求变更、供方独家化或质量事故时，应即时重新判定。

4.2 供方准入流程（文字版流程图）

采购需求 / 供方自荐
        ↓
①寻源与初步接触（采购部，填写《供方调查表》)
        ↓
②资质初审（采购部核对营业执照、经营范围、体系证书、行业许可、环保与安全合规）
        ↓ 不合格 → 退回，记录于调查表结论栏
③能力调查（质量部审核质量管理体系文件、过程能力、检测手段、产能与交付能力）
        ↓ 不通过 → 终止
④样品送样与验证（技术部出图/出规格，供方送样；检验员按《进货检验作业指导书》判定）
        ↓ 不合格 → 一次整改复送机会，复送仍不合格则终止
⑤小批量试用（A/B 类适用，一般 1～3 批，生产部与质量部共同判定上线表现）
        ↓ 出现问题 → 开《供方改善通知单》，限期改善并重新试用
⑥现场二方审核（仅 A 类，必要时对 B 类，依《内审实施作业指导书》中二方审核要求执行）
        ↓ 有严重不符合 → 整改验证通过后方可继续
⑦综合评价与准入评分（采购部组织，三方会签）
        ↓ 得分 ≥ 70 分 → 准入；< 70 分 → 不予准入
⑧列入《合格供方名录》，报总经理批准发布
        ↓
⑨建立供方档案（资质、样品报告、试用记录、审核报告、评价表、协议）

4.2.1 各环节时限要求：资质初审 3～5 个工作日；样品验证 5～10 个工作日；小批量试用按生产排程一般不超过 30 个自然日；现场审核报告在现场结束后 5 个工作日内发出；从寻源到列入名录，A 类供方一般不超过 60 个自然日。

4.2.2 样品与小批量验证不合格的，由采购部发出《供方改善通知单》，明确不符合事实、整改要求与再验证时限；同一项目连续两次验证不合格，本次准入终止，6 个月内不受理同一供方同项目的准入申请。

4.3 准入评价要素与权重

4.3.1 判定规则：总分 ≥ 85 分为优秀，直接准入；70～84 分为合格，准入并约定提升项；< 70 分为不合格，不予准入。

4.3.2 一票否决项：提供虚假资料；样品实际由第三方代工而隐瞒；现场审核发现重大安全、环保或强制性标准违规；存在向本公司员工行贿等不正当行为。凡触及任一情形，准入申请直接终止。

4.4 合格供方名录管理

4.4.1 《合格供方名录》由采购部维护，内容包括：供方名称、供方编码、类别、供货范围、评价得分、等级、准入日期、最近评价日期、认证有效期、状态（正常/黄牌/暂停/退出）。

4.4.2 名录每季度复核一次，年度由总经理批准重新发布；临时新增或删除供方，须经管理者代表批准后即时更新，并保留变更记录。

4.4.3 采购活动只能在名录范围内进行。因紧急情况需向非名录供方采购时，须由需求部门填写《非名录供方临时采购申请》，经质量部与采购部会签、总经理批准后执行，事后 15 个工作日内补做简易评价。

4.5 绩效监视数据与计算口径

4.5.1 数据来源分工：

4.5.2 计算公式（季度得分）：

季度得分 = 质量得分 + 交付得分 + 成本得分 + 服务与配合得分 + 体系与合规得分
质量得分   = 来料批次合格率×15 + 上线不良率得分×10 + 响应时效得分×8 + 改善有效性得分×7
交付得分   = 交付准时率×15 + 数量准确性得分×5 + 紧急订单响应得分×5
成本得分   = 价格竞争力得分×8 + 降本配合得分×4 + 账期条件得分×3
服务得分   = 技术支持得分×4 + 沟通配合得分×3 + 资料提供得分×3
体系得分   = 体系证书有效性得分×4 + 变更申报得分×3 + 环保法规符合性得分×3
（各分项按百分制打分后乘以权重，满分为 100 分）

4.5.3 线上不良率得分换算示例：≤ 500 PPM 得 100 分；500～2 000 PPM 得 80 分；2 000～5 000 PPM 得 60 分；> 5 000 PPM 得 0 分。各企业应按自身行业水平设定档位，档位一经确定，一年内不得随意调整。

4.6 评价频次与实施

4.6.1 月度：采购部于次月 5 个工作日内完成 A 类供方评分，输出《供方月度绩效评分表》，只作过程预警，不直接触发资格变更。

4.6.2 季度：采购部汇总三个月数据形成季度得分，输出《供方季度绩效汇总表》，作为份额调整与黄牌预警依据。

4.6.3 年度：每年 12 月对上年度全部在册供方进行综合评价，评价内容为四个季度得分加权平均（权重可设为 10%／20%／30%／40%，体现近期表现优先），再叠加年度现场审核结论与体系证书有效性核查，输出《供方年度绩效评价表》。评价结果作为下一年度《合格供方名录》的编制依据。

4.6.4 评价会议：年度评价由采购部组织，质量部、技术部、生产部参加，形成会议记录并会签；评价结论应向供方通报，通报方式为《供方年度评价结果通知书》。

4.7 绩效等级与差异化管控

4.7.1 黄牌预警触发条件（任一即触发，不等待季度评分）：单月来料批次合格率低于 90%；发生直接导致停线的质量问题；同一问题 3 个月内重复出现 2 次；连续 2 个月交付准时率低于 95%；隐瞒重大变更。

4.7.2 红牌（暂停/退出）触发条件：连续两个季度 D 级；年度评价触发一票否决项；重大质量事故且拒绝承担相应责任；体系证书被撤销或暂停且 90 天内未恢复；无法满足顾客强制要求。

4.7.3 退出流程：采购部填写《供方退出审批表》，说明退出理由、现有库存与在途订单处置方案、替代供方准备情况、顾客通知需求 → 质量部会签 → 管理者代表审核 → 总经理批准 → 从《合格供方名录》中移出并标注退出日期 → 档案封存不少于 3 年 → 对 A 类供方退出，须提前评估对顾客交付的影响并制定切换计划。

4.8 表单引用一览

五、相关记录

5.1 《供方调查表》（QR-SUP-01） 5.2 《供方类别判定表》 5.3 《供方准入评价表》（QR-SUP-02） 5.4 《合格供方名录》（QR-SUP-03） 5.5 《供方月度绩效评分表》（QR-SUP-04） 5.6 《供方季度绩效汇总表》（QR-SUP-05） 5.7 《供方年度绩效评价表》（QR-SUP-06） 5.8 《供方二方审核报告》（QR-SUP-07） 5.9 《供方改善通知单》（QR-SUP-08） 5.10 《供方变化点申报表》（QR-SUP-09） 5.11 《供方退出审批表》（QR-SUP-10） 5.12 样品检验报告、试用批验证记录 5.13 供方协议（质量协议、技术协议、保密协议、环保声明）

记录填写与归档按《记录填写与归档作业指导书》（WI-QA-39）执行，保存期限不少于 3 年，顾客或法规有更长要求的从其规定。

六、相关文件

6.1 《采购与外部提供控制程序》（QP-16） 6.2 《不合格品控制程序》（QP-22） 6.3 《不合格与纠正措施程序》（QP-27） 6.4 《变更管理程序》（QP-29） 6.5 《标识和可追溯性控制程序》（QP-18） 6.6 《进货检验作业指导书》（WI-QA-34） 6.7 《记录填写与归档作业指导书》（WI-QA-39） 6.8 《内审实施作业指导书》（WI-QA-42）

使用说明

一、按企业实际修改的四个动作

1. 裁剪供方类别。2.2 条的 A/B/C 分类是最通用的三分法。若企业物料只有几十种，可简化为"关键/非关键"两类；若企业采购品类多、供应商上百家，建议在 A 类内部再按"安全特性相关 / 一般关键"细分，避免所有 A 类都做现场审核导致资源不足。
2. 调整权重，但不要动结构。4.3 与 4.5.2 的分值可按行业特点调整：零部件加工企业可把"过程与检测能力"从 25 分提到 30 分，把"商务条件"压到 5 分以下；贸易或服务类企业可把"交付与产能保障"提高到 20 分。调整必须经管理者代表批准并写入文件修订记录，避免部门各自解释。
3. 设定符合自身水平的质量档位。4.5.3 的 PPM 档位只是示例，机械加工、注塑、电子装配、表面处理的合理水平差异很大。定档方法：取上年度实际数据的平均值作为中间档位基准（例如上年平均上线不良率 1 500 PPM，则把 1 500 PPM 定为 80 分档），使评分具备区分度，而不是人人满分或人人不及格。
4. 把评价和业务动作真正挂钩。本文件最有价值的部分是 4.7 的差异化管控。如果评分表每年都填，但份额、抽检频次、新项目导入资格都不随之变化，供方很快会认为评价只是形式。建议在采购内部流程中明确"新项目导入前必须查供方近四季得分"，把评价结论嵌入订单分配规则。

二、审核关注点（内审与认证审核高频）

1. 合格供方名录是否覆盖全部实际采购对象，是否存在名录外采购且无批准记录；
2. 准入评价是否四项要素齐全、是否有客观证据（样检报告、试用记录、审核报告），而非仅一张签字表；
3. 绩效数据能否追溯到原始记录（进货检验台账、送货单、生产不良日报），评分表上的合格率与台账是否一致；
4. 评价结论与采取措施是否对应：有没有得了 C 级却没有任何改善要求的情况；
5. 供方变化点管理：换料、换模、换产线、搬迁、转包，是否要求申报并重新验证；
6. 顾客指定供方是否同样纳入监视，且绩效结果有向顾客反馈的机制；
7. 退出供方的档案是否完整保存，在途订单与库存是否妥善处置。

三、常见错误

1. "准入即终身"：一次评审通过后再也不评，名录挂了五年没更新。对策：在名录中强制登记"最近评价日期"，超期未评的自动转黄牌，促使采购部按期执行。
2. 评分表写得漂亮，数据靠回忆：月底凭印象打分。对策：评分表每一格留"数据来源"栏，注明对应的台账或单据编号，无来源则该项不得分。
3. 只评质量不评交付和成本：质量部单独打分，导致"质量好但老是延期"的供方长期得高分。对策：坚持跨部门多维度评分，由采购部汇总而由各部门分项打分，避免单一部门主导结论。
4. 用"关系"代替"准则"：新供方进来先供货、后补评价。对策：将准入评价设为采购下单的系统前置条件，非名录采购必须走书面批准流程。
5. 一票否决项写得太虚："严重违反法律法规"这类表述审核时无法判定。对策：把否决情形写成可核实的动作，例如"未申报即转包关键工序""体系证书失效超过 90 天未恢复"。
6. 改善通知单一发了之：只跟踪供方回复日期，不验证措施有效性。对策：改善单必须包含"30 天重复发生检查"栏，由质量部在到期后回填验证结论，未验证的不得关闭。

准入定门槛，绩效定去留，分级定资源。

知识编号：2.3.1

版本：v20260809

作者：卓越质量智库 卓越质量智库致力于为质量管理从业者提供系统化的专业知识、方法论与实战工具，助力企业质量能力持续提升。